Was bedeutet „Controlling“ für ein Unternehmen konkret?
Auch wenn der Begriff „Controlling“ sehr an Kontrolle erinnert, geht es hier vielmehr darum, …
- das Unternehmen wie ein Schiff zu steuern,
- den Kurs zu bestimmen und dranzubleiben,
- unsichtbare Hindernisse zu vermeiden,
- und das Unternehmen sicher zum Ziel zu bringen – auch durch stürmische Zeiten!
Mithilfe von Zahlen und verschiedenen Berechnungen analysiert das Controlling die Unternehmenssituation und die betriebliche Tätigkeit, gibt rechtzeitige „Wasserstandmeldungen“ und identifiziert „Kursabweichungen“.
Außerdem unterbreitet das Controlling Vorschläge, an welchen „Stellschrauben“ gedreht werden kann, um den Erfolg und das Fortbestehen des Unternehmens dauerhaft zu sichern.
Das Controlling erfüllt in Unternehmen vier wichtige Aufgaben:
Information
Planung
Kontrolle
Steuerung
Information
Informationen in Form von Daten (wie Umsätze, Wert der Anschaffungen, Aufwendungen) werden im Unternehmen schon im Rahmen der Finanzbuchhaltung erfasst und gespeichert. Das betriebliche Rechnungswesen sammelt zusätzliche Daten, wie Stückzahlen, Mengen und Bearbeitungszeiten. Wesentliche Daten werden vom Controlling zeitnah sortiert und ausgewertet. Die Ergebnisse solcher Analysen werden anschaulich in Form von Grafiken, Diagrammen und Tabellen aufbereitet, um den aktuellen Stand der Dinge und geschehene Veränderungen schneller erfassen zu können.
Außerdem liefert das Controlling eine Erklärung, warum sich die Dinge so entwickelt haben, was genau ein Problem verursacht hat oder welche Chancen sich gerade bieten. Auch kann das Controlling berechnen, welche Auswirkungen eine Maßnahme, wie z. B. eine Rabatt-Aktion, auf die Gewinnsituation haben würde, wenn die Maßnahme jetzt durchgeführt wäre. So liefert das Controlling eine unverzichtbare Hilfe für die Entscheidungsträger im Unternehmen.
Planung
Wer sich auf den Weg macht und ein Ziel vor Augen hat, an dem er ankommen will, braucht einen Plan. Genauso verhält es sich auch bei Unternehmen:
Es braucht einen guten Plan, in dem das Ziel festgehalten wird und die Meilensteine bestimmt werden, die man unterwegs passieren sollte. Diese Meilensteine bieten die Orientierung im Laufe des Geschäftsjahres. So weiß die Unternehmensleitung, ob die Etappenziele erreicht wurden und das Unternehmen sich noch auf dem richtigen Weg befindet.
Der Plan beschreibt den Weg, den das Unternehmen einschlagen und verfolgen wird, um gesetzte Ziele, wie zum Beispiel höhere Gewinne, mehr Kunden oder ein umsatzstarkes Produktsortiment zu erreichen. Die Planung ist also die gedankliche Vorwegnahme des zukünftigen Handels.
Das Controlling unterstützt alle Bereiche eines Unternehmens bei der Erstellung von einzelnen Teilplänen, wie z. B. den Vertrieb, die Fertigung, die Beschaffung, das Finanzwesen, das Personalwesen oder das Marketing. Die zukünftige Tätigkeit jedes Bereiches wird in Zahlen übersetzt und als monatliche oder quartalsmäßige Meilensteine, sogenannte Kennzahlen, festgehalten. Anschließend führt das Controlling alle Teilpläne zusammen und erstellt daraus einen Unternehmensplan. Das ist die Fahrtroute, die von der Geschäftsleitung bestätigt und freigegeben wird.
Kontrolle
Bei der Kontrolle geht es darum, im laufenden Geschäftsprozess immer wieder auf den Kompass zu schauen, um sicher zu stellen, dass man sich noch auf dem richtigen Kurs befindet. So wird überprüft, ob die bereits erreichten Zwischenziele ausreichend sind. Wann wird – aus heutiger Sicht – der nächste geplante Meilenstein voraussichtlich erreicht sein?
Der Verlauf des Geschäfts wird zeitnah in Form von Zahlen erfasst. Die Angaben zu den tatsächlich angefallenen Kosten, tatsächlich erzielten Umsatzerlösen, tatsächlich erbrachten Leistungen werden mit den entsprechenden Planzahlen verglichen. Wie sich das Geschäft tatsächlich entwickelt, wird dem gegenübergestellt, wie sich das Geschäft bis zu dem Zeitpunkt hätte entwickeln sollen. Dieser sogenannte „Soll-Ist-Vergleich“ wird in der Regel monatlich durchgeführt.
Beispielsweise berichtet das Controlling, ob die vorgesehenen Umsatzerlöse schon erzielt wurden. Trifft dies zu, kann man sich mehr um die Pflege bestehender Kundenbeziehungen kümmern, um eine stärkere Kundenbindung ans Unternehmen zu erreichen. Oder man widmet sich verstärkt der Entwicklung neuer Produkte. Sollte der erforderliche Umsatz noch nicht erreicht sein, sind stattdessen dringend neue Kunden zu akquirieren und entsprechende Marketingmaßnahmen zu ergreifen, die zur Steigerung der Verkaufsmengen und damit zu mehr Umsatz führen.
Steuerung
Aufgrund der vom Controlling aufbereiteten Informationen kann die Geschäftsleitung fundierte Entscheidungen treffen, die die weitere Unternehmenstätigkeit beeinflussen. Dank vielfältiger Datenanalysen verschaffen sich Controller:innen einen guten Überblick über das gesamte Unternehmen und kennen die Zusammenhänge und die Schnittstellen zwischen den verschiedenen Bereichen. Gleichzeitig verfügt das Controlling über tiefes Detailwissen, was genau den Gewinn des Unternehmens mehrt oder schmälert.
Deswegen erstellt das Controlling nicht nur Berichte zum Stand der Dinge, sondern erarbeitet für die Geschäftsleitung konkrete Vorschläge, welche Entscheidungen gefällt und welche Maßnahmen durchgeführt werden könnten. Dabei werden unterschiedliche Szenarien durchgerechnet und vorgestellt.
Steht beispielsweise das Vorhaben an, ein Neuprodukt im Markt einzuführen, so wird vorab das „Best-Case-Szenario“ ermittelt. Hierbei wird die Unternehmenslage bei den bestmöglichen Bedingungen dargestellt, wie beispielsweise viele neue Kunden, hohe Verkaufspreise und große Absatzmengen.
Zusätzlich berechnet das Controlling die Situation des Unternehmens im Fall von sehr ungünstigen Bedingungen, das sogenannte „Worst-Case-Szenario“. Wenn beispielsweise nur niedrige Verkaufspreise realisierbar wären und nicht ausreichend viele Neukunden gewonnen werden können.
Die Geschäftsleitung kann auf dieser Grundlage darüber entscheiden, ob sich die geplante Produkteinführung überhaupt lohnen wird, und falls ja, ob sie schon jetzt angegangen werden kann oder besser z. B. um ein Jahr verschoben werden sollte.
Bereits wenige Monate nach der Produkteinführung kann das Controlling durch Soll-Ist-Vergleiche mit diesen Szenarien abschätzen, wie sich die weitere Umsatz- und Gewinnsituation voraussichtlich in den nächsten Monaten entwickeln wird.
